خطوات بسيطة ليكون بريدك الإلكتروني الوارد نظيفا

عندما تعمل من المنزل أو حتى من الشركة ، و لك بريد إلكتروني تتلقى من خلاله الطلبات و الاستفسارات و ملاحظات العملاء ، فإنه يصعب جدا إدارة الرسائل الواردة و التعامل معها بسرعة كبيرة ، خصوصا إذا كنت تتلقى الكثير من الطلبات و رسائل الشكر و حتى النقد و الملاحظات المختلفة بريدك مليئ بالرسائل الواردة المقروءة و غير المقروءة, دعني أمد إليك يد المساعدة لجعل بريدك الإلكتروني الوارد نظيفا و رائعا.
1- راقب باستمرار بريدك و حاول الرد سريعا إذا كنت تستطيع الرد على رسالة واردة في أقل من دقيقتين فهذا جيد ، و رغم أن هناك الكثير من الأسباب التي تجعل إدارة الرسائل الواردة صعب في ظل العمل ، فمن الحكمة عند التوقف عن العمل لعشرة دقائق مثلا أن تستثمرها في الرد على رسائل الأخرين و قراءتها. من الصعب جدا أن تفعل ذلك لكن عليك اتباع استراتيجية الدقيقتين والتي تقوم بها في أي لحظة من وقت عملك.
2- حذف ، مسح ، إزالة
 عندما تنتهي من رسالة و تجيب عن الأسئلة و الاستفسارات الموجودة بها ، لماذا تتركها ؟ هناك الكثيرين ممن يتركونها من أجل الخوف من احتياجها مستقبلا ، و الحقيقة تقول العكس, عندما تنتهي من رسالة ما فمن الأفضل حذفها, ما كنت تود قوله للمرسل تم إرساله و في حالة خوفك من أن تحتاج إلى نفس الرسالة في المحادثة المقبلة معه فمن الأفضل أخدها إلى الأرشيف و تنظيم هذا الأخير خصص ملفا لرسائل العمل الضرورية و هكذا لبقية أنواع الرسائل الضرورية التي تتلقاها, المهم الهدف أن يكون البريد الوارد فارغا كي تدير بشكل افضل الرسائل الإلكترونية الواردة.
3- تنظيم إدارة الرسائل بالشكل المطلوب
ربما الإطلاع على رسائل البريد كل لحظة أو بعد كل مدة معينة يعد أمرا مرهقا و مكلفا للوقت أيضا ، المطلوب أن تحدد ساعة في اليوم للقيام بذلك ، و يمكنك تقسيم ساعة على 3 مرات منها الثامنة صباحا و الثانية عشر ظهرا إضافة في وقت الخروج من العمل . على الأقل سيجعلك ذلك تشعر براحة أكبر و تدير رسائل البريد بشكل افضل و ترد على العملاء و الاصدقاء بشكل اسرع .